mercredi 6 juin 2012

Le MDM (Master Data Management) pour les nuls


Master Data Management : encore un acronyme anglo-saxon qui peut être traduit en français par Gestion des Données de Référence (ou du Référentiel des Données).

Qu'est ce que le Référentiel des Données pour une entreprise ?
Il s'agit des informations qui constituent la base du Système d'Information de l'entreprise : données Clients, Produits, Employés, Fournisseurs, Structure de l'entreprise, ...
Ces données sont gérées dans les différents logiciels de gestion de l'entreprise : CRM, Comptabilité, Paie, Gestion commerciale, Gestion de production, Gestion d'entrepôts, ...

Là où cela se complique, c'est que ces données sont souvent gérées en double voire en triple, dans plusieurs logiciels.
Par exemple :
  • Clients gérés dans le CRM, dans la gestion commerciale et la comptabilité
  • Produits gérés dans la gestion commerciale et la gestion de production

Cette double gestion implique souvent une double saisie, et des différences entre les différentes versions des mêmes données.
Qui n'a pas vécu cette expérience : vous appelez votre sevice clients à la suite d'un déménagement, afin de leur communiquer votre nouvelle adresse.
2 mois plus tard, vous recevez toujours du courrier à votre ancienne adresse.

C'est une situation typique d'une entreprise qui n'a pas assuré la synchronisation des données entre son logiciel de CRM (service clients) et son logiciel de gestion commerciale.
Résultat : pertes de temps, erreurs lors des doubles saisies, mais surtout des factures qui n'arriveront pas à domicile et nécessiteront des actions manuelles de recouvrement, coûteuses pour l'entreprise.

Des données de référence non fiables ont également un impact sur le pilotage de l'entreprise.
Imaginez que vous analysiez vos ventes par département ou par région : les erreurs d'adresse de vos clients vont immanquablement fausser vos analyses.

Alors, comment mettre en place les bonnes pratiques et les outils qui vont vous permettre d'améliorer votre gestion des données de référence ?
  1. Identifiez vos données de référence : ça peut paraitre évident mais cela va mieux en le disant
  2. Identifiez les logiciels dans lesquels ces données sont gérées et parmi ceux ci, quelles sont les sources des données (où sont créées les données)
  3. Mettez en place une synchronisation des données entre les logiciels : du logiciel source des données vers les logiciels qui utilisent ces données, et profitez en pour "nettoyer" les données (détection, correction des doublons, ...)
    Un logiciel comme Talend, gratuit dans sa version open source, vous permet de mettre en place rapidement une synchronisation de données entre 2 logiciels
  4. Créez une base "référentiel" : elle contiendra l'ensemble de vos données de référence et permettra de les diffuser vers l'ensemble des logiciels
    Cette base contiendra une version unique de vos données de référence, et des données "nettoyées" (sans doublons, ...)
    Cette base sera accompagnée d'un outil offrant les fonctions suivantes :
    • Affichage / correction / validation des nouvelles données
    • Distribution de ces données vers les logiciels "utilisateurs"

Ci-dessous un exemple du fonctionnement de la gestion du référentiel

Globalement, le principe de fonctionnement du MDM est le suivant :


Une bonne gestion de votre référentiel de données est la base de la bonne gestion de votre Système d'Informations.
Vous avez dépensé du temps et de l'argent pour déployer vos logiciels de gestion, autant faire ce qu'il faut pour tirer avantage de vos données.
Le référentiel de données va également constituer la première brique de vos outils de Business Intelligence (ou informatique d'aide à la décision). Basé sur ce référentiel, vous allez pouvoir mettre en place des indicateurs de pilotage de vos activités et des performances de votre entreprise.

6 IT peut vous accompagner en vous conseillant sur les bonnes pratiques, en mettant en oeuvre des outils simples, efficaces et pragmatiques : contactez nous